사내 정보화교육 3차 - 20131008

공지 및 기본교육

1. 구글을 가장 잘 쓰는 직장인되기 : 페이지 258페이지 리뷰, 1부주용내용 리뷰

2. 메일 및 문서 작성시 구조화 규칙 안내 : 년월일_문서타이틀_작성팀_작성자  실예)131008_정보화교육자료_정보전략팀_진창숙

   ※ 2013년 10월 8일 이후부터 적용함.

 

구글 Doc & Drive

1. 연결주소 : https://drive.google.com/

 

2. 구글문서의 특징

    1)라이선스 비용 없이 문서관리 툴 이용가능

    2)문서를 온라인으로 공유, 공동작업이 가능

    3)양식을 이용하여 설문관리 등 데이터수집관리 가능

    4)인터넷이 연결되는 곳이면 어디에서든 작업이 가능

    5)기능의 지속적인 개선

    6)강력한 검색기능을 통한 문서관리 가능

    7)구글플러스 수다방과 연결하여 서로 화상으로 얼굴을 보면서 문서 작성이 가능

 

 

 3. 구글문서 사용법

 

(1) 새로운 문서를 만들고자 할 때 만들기 버튼 클릭 / 자신의 PC에 있는 파일을 구글문서로 등록시 ↑ 버튼 클릭

(2) 문서를 폴더별로 구분관리 할 수 있으며, (4)에서 폴더를 생성할 수 있음.

(3) 인터넷이 연결되지 않은 상태에서 문서를 사용하거나, PC문서와 구글문서를 자동싱크하여 주기 위한 데스크탑용 드라이브 (설치하여야 함)

(4) 폴더생성 시 사용

(5) 문서관리에 필요한 환경설정

 

 

 

 

 

(1) 공유하고자 하는 문서 선택 또는 문서이름 클릭하여 문서로 이동

(2) 더보기에서 클릭하여 공유메뉴 선택

(3) 소유자는 기본적으로 문서를 최초 제작한 사람

 

 

 

(1) 문서 이동한 경우

(2) 우측상단에 공유버튼 클릭

 

 

 

공유버튼 클릭하면 이와 같은 화면이 뜨고,

(1) 위치에 공유할 사람을 입력

 

 

 

(1) 이메일로 공유한 사람에게 알리고자 할 때 체크 및 메일내용을 넣어 보낼 수 있음

(2) 공유 및 저장 버튼을 클릭하여 초대할 사용자에게 공유허용

(3) 메일이 정상적으로 발송여부를 확인하기 위해 자신에게도 동일한 메일 발송을 원할 때 사용

 

(1) 박스와 같이 공유한 사용자별로 권한을 수정할 수 있음

 

 

(1) 문서의 상단에 해당 문서를 현재 보고 있는 사람들의 아이콘이 보여짐, 사진아이콘밑의 색상이 문서쓸때 표시 됨. 풍성박스 클릭 시 채팅가능

(2) 프리젠테이션 화면으로 보고자 할 때 사용

(3) 해당 문서에 대한 댓글을 달 수 있음

(4) 문서목록으로 돌아감 

 

 

문서의 업데이트 기록을 확인하거나 이전 문서로 환원 시 사용

 

 

 

[업데이트 기록 보기]를 클릭 시 우측에 붉은 박스로 표시된 곳과 같이 업데이트 기록을 확인 할 수 있음.

 

 

4. 구글문서활용을 위한 실습

    1)사업계획서 공동으로 작성해보기

    2)통합형 주간/일 업무보고 작성해보기

    3)일단위 취합문서를 구글문서로 공유하여 사용해보기

    4)현재 관리하고 있는 문서를 구글문서로 업로드하여 관리하기

    5)현재 관리문서 중 공유가 필요한 문서공유하기(업무용 모든 문서는 팀원은 팀장에게 공유)