회의 효율화를 위한 점검 항목

회의 진행자(리더) 역할에 대한 체크 리스트

Check List #1 – 회의 시작 전

회의 진행 시나리오는 준비되어 있는가

회의 종료 시각은 설정하였는가

참석 인원은 확인하였는가

 

Check List #2 – 회의 시작하면서

회의의 목적과 주요내용을 제시하였는가

회의의 진행절차와 시간계획을 합의하였는가

 

Check List #3 – 회의 진행 중

참석자에게 균등한 발언기회를 주고 있는가

참석자 전원이 자유롭게 발언할 수 있도록 분위기를 조성해가고 있는가

동등한 입장에서 상호 커뮤니케이션이 원활히 이뤄지고 있는가

일부 참석자들이 장시간 발언이나 논쟁, 불필요한 발언에 대해 적절한 조치를 취하는가

토의 순서 및 안건별 시간관리는 적절히 하고 있는가

 

Check List #4 – 회의 마무리

결론은 전원 합의를 거쳐 도출하였는가

회의 결과를 요약하여 설명하였는가

회의에서 결정된 사항에 대하여 역할 분담을 명확히 하였는가

마무리 시 회의 진행결과에 대해 참석자들을 통해 평가하였는가

 

Check List #5 – 회의 종료 후

결정된 사항의 실행력 제로를 위해 지속적으로 Follow-Up하고 있는가

회의 사전 통지시 들어가야 할 항목

회의명과 목적

회의 주제 및 토의항목, 회의의 종류

개최일시, 시작 기간과 종료 시간

개최장소(주소, 전화번호, 약도)

진행자 이름

참석자 명단

회의 자료 첨부

기타(참석자가 사전에 준비해야 할 자료)

회의 참석자가 갖추어야 할 요건

 

회의의 목적을 파악하라!!

회의의 참석자를 파악하라!!

적절한 자료를 준비하라!!

의견을 뒷받침할 자료를 준비하라!!

절대로 늦지마라!!

 

Check List #1 – 회의 시작 전

안건 충분히 검토, 연구

5분전 회의장소 도착

불참시 주관부서 통보

필요한 자료, 용구준비

 

Check List #2 – 회의 진행 중

참석자의 발언을 적극 경청

사전에 요점을 메모하여 논리적이고, 간단 명료하게 발언

발언 내용이 주제에 벗어나지 않는가 점검

적극적인 참여의식과 발언 자세가 되어 있는가

개인의 감정이나 부서 줌심의 사고로 객관적인 사실을 무시하고 있지 않은가

 

Check List #3 – 회의 종료 후

비록 반대했지만, 이미 결정된 사항에 대해서는 적극 수용하는가

분담됨 결정사항과 역할에 대해서 적극적으로 실행하고 있는가