회의를 잘 하기 위한 337법칙

어느 책이었는지 잘 기억이 나지 않는데, 회의를 효율적으로 하기 위한 방법론을 적은 내용을 요약한 것이다.

3가지 사고

즉흥적인 회의보다는 계획된 회의를 하라. 즉흥적인 회의는 참석자들이 영문도 모르고 들어와서 시간을 낭비할 수 있고 제대로 준비하지 않아서 효과적인 회의가 될 수 없다. 3가지 사고의 첫 번째는 회의의 효율화를 위해 가급적이면 즉흥적인 회의를 하지 않는 것이다. 그러므로 먼저 회의의 필요성을 자문해 본다.

 

1.     꼭 필요한 회의인가?

2.     스스로 결정하면 되는 것이 아닌가?

3.     더 좋은 수단이 있을 수 있지 않은가?

 

회의가 꼭 필요하다고 판단되었다면, 회의는 최대한 간소화시킨다.

1.     참석자를 줄일 수 없는가?

2.     빈도, 시간, 배포자료를 줄일 수 없는가?

3.     좀 더 원할한 운영을 할 수 없는가?

 

일단 회의를 하기로 했다면 다른 회의와 통합하거나 위임할 수 있는 방법이 없는지 모색

1.     다른 회의와 겸해서 할 수 없는가?

2.     권한 위임으로 해결 하 수 없는가?

3.     다른 회의에 맡겨도 좋은 내용이 아닌가?

 

3가지 원칙

1.     회의 없는 날을 운영한다.

2.     회의시간은 1시간을 원칙으로 하고, 최대한 1시간 반을 넘지 않는다.

3.     회의 기록은 한장으로 정리한다. & 배포한다.

 

7가지 지침

1.     시간엄수

2.     회의에 들어가는 경비를 회의 자료에 명시해 불필요한 낭비를 줄인다.(기회비용산출 사전공지함)

3.     회의 참석자를 꼭 필요한 적임자나 담당자로 제한해 최소화 시킨다.

4.     회의의 목적을 명확히 하여 다른 주제나 쓸데없는 방담이나 토론이 되지 않게 한다. (의사결정회의/정보공유인지 명확히 구분 사전 참석자에게 통보함)

5.     회의자료는 사전에 배포하고, 의제를 검토하여 회의를 진행하도록 함.

6.     어느 특정한 사람이 주도적으로 발언하는것을 막는다.

7.     회의록 작성을 최소화 – 결정된 사항만을 기록하여 보관한다.

 

회의를 할때 위의 337원칙을 지키고, 회의에서 토의된 내용은

www(Word/Window/Work)를 통해 반영되도록 해야 한다.

Why : 왜 이 회의가 필요한가, 회의 이외에 해결할 수 있는 방법은 없는가 모색한다.

What : 의제가 회의 목적에 맞는가 검토한다.

Where : 모두 모일 수 있는 장소가 있는가 확인한다.

When : 회의 사간은 어떠한가, 타이밍은 잘 맞는가 확인한다.

Who : 의제에 맞는 사람을 출석시킨다.

How : 어떻게 의제에 맞는 결론을 도출할 것인가 검토한다.